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Gestione documentale

M-Files è un sistema di gestione documentale e archiviazione sostitutiva potente e facile da usare, per gestire, trovare e tracciare tutti i tuoi documenti e le tue informazioni.

Dimentica le cartelle di rete e gli archivi di file disorganizzati: trova i dati che ti servono, quando ti servono!

Evita la perdita di file e la generazione di duplicati inutili: il sistema tiene traccia delle versioni precedenti e gestisce worklow e processi mantenendo tutti i file in un unico archivio centralizzato, conforme alla normativa.

10 Motivi fondamentali per scegliere M-files

Interfaccia Windows facile da usare

Si integra con Windows, un’interfaccia familiare a qualunque utente. L’archivio dei documenti appare come un disco virtuale ed è possibile trascinare documenti con drag & drop, messaggi di posta e qualunque altro tipo di file da e verso MegaDOC.

Controllo totale dei Vostri documenti

  • Le operazioni di estrazione e riarchiviazione dei documenti eliminano i problemi legati a modifiche simultanee
  • Preserva le versioni precedenti dei documenti in maniera automatica
  • Registra un log delle modifiche con nome utente, data, ora e commenti
  • Funzioni di attribuzione automatica dei nomi e dei numeri progressivi

Risparmio del tempo ogni giorno grazie alla ricerca immediata e le viste dinamiche

  • M-Files aiuta a trovare il documento giusto semplicemente digitando poche lettere nel box di ricerca veloce
  • Si possono vedere dinamicamente i documenti in qualunque struttura verticale, a scelta
  • M-Files rende disponibile lo stesso documento su più cartelle, senza creare copie inutili

Indipendenza dal luogo di lavoro

  • Veloce anche su connessioni remote
  • Gli utenti in mobilità possono vedere, creare, modificare e archiviare documenti in modalità off-line con un sistema di sincronizzazione automatica
  • Attivando M-Files Web Access i documenti sono disponibili a tutti utilizzando un semplice browser, inclusi utenti MAC e Linux
  • La funzione di replica velocizza la gestione dei documenti da ambienti geograficamente remoti

Sicurezza

  • Controllo della visibilità dei dati; è possibile nascondere i documenti sensibili mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione
  • Semplici impostazioni e permessi personalizzabili riducono il rischio dell’errore umano
  • Compatibile con Active Directory
  • Il sistema di gestione documentale pianifica automaticamente il backup di tutti i dati

Collaborazione e WorkFlow

  • Notifiche via e-mail dei nuovi documenti modificati
  • Semplici attività per collaborazione ad hoc
  • Funzionalità base o avanzate per WorkFlow di processi normali

Strutture dati personalizzabili

  • M-Files fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei meta dati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati
  • Relazioni tra documenti, utilizzo di raccolte e modelli
  • Oltre ai documenti M-Files può gestire qualunque tipo di struttura dati

Installazione ed implementazione semplice

  • Installazione semplicissima, ideale per implementare un sistema di gestione documentale senza costi eccessivi
  • Trascinamento dei file esistenti su M-Files
  • Non richiede personale IT dedicato
  • Servizio di consulenza professionale accurato

Connessione a sistemi di terze parti

  • E’ possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni, come CRM software gestionali ecc.
  • Importazione e collegamenti a file esistenti nelle condivisioni di rete
  • Caricamento dei documenti cartacei da qualunque scanner e dispositivo multifunzione
  • Importazione messaggi e-mail direttamente dal server di posta
  • Utilizzo delle librerie M-Files per requisiti di integrazioni particolari

Integrazione con altre applicazioni Windows e supporto per tutti i formati di file

  • M-Files si integra con tutte le applicazioni Windows, incluse le applicazioni Office, CAD, gestionali di magazzini e produzione ecc, permettendo agli utenti di accedere agli archivi con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, ecc
  • M-Files supporta inoltre tutti i formati di file, come i documenti di Word, i fogli di calcolo di Excel, i file PDF, i modelli CAD, le immagini, ecc

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