M-Files è un sistema di gestione documentale e archiviazione sostitutiva potente e facile da usare, per gestire, trovare e tracciare tutti i tuoi documenti e le tue informazioni.
Dimentica le cartelle di rete e gli archivi di file disorganizzati: trova i dati che ti servono, quando ti servono!
Evita la perdita di file e la generazione di duplicati inutili: il sistema tiene traccia delle versioni precedenti e gestisce worklow e processi mantenendo tutti i file in un unico archivio centralizzato, conforme alla normativa.
10 Motivi fondamentali per scegliere M-files
Interfaccia Windows facile da usare
Si integra con Windows, un’interfaccia familiare a qualunque utente. L’archivio dei documenti appare come un disco virtuale ed è possibile trascinare documenti con drag & drop, messaggi di posta e qualunque altro tipo di file da e verso MegaDOC.
Controllo totale dei Vostri documenti
- Le operazioni di estrazione e riarchiviazione dei documenti eliminano i problemi legati a modifiche simultanee
- Preserva le versioni precedenti dei documenti in maniera automatica
- Registra un log delle modifiche con nome utente, data, ora e commenti
- Funzioni di attribuzione automatica dei nomi e dei numeri progressivi
Risparmio del tempo ogni giorno grazie alla ricerca immediata e le viste dinamiche
- M-Files aiuta a trovare il documento giusto semplicemente digitando poche lettere nel box di ricerca veloce
- Si possono vedere dinamicamente i documenti in qualunque struttura verticale, a scelta
- M-Files rende disponibile lo stesso documento su più cartelle, senza creare copie inutili
Indipendenza dal luogo di lavoro
- Veloce anche su connessioni remote
- Gli utenti in mobilità possono vedere, creare, modificare e archiviare documenti in modalità off-line con un sistema di sincronizzazione automatica
- Attivando M-Files Web Access i documenti sono disponibili a tutti utilizzando un semplice browser, inclusi utenti MAC e Linux
- La funzione di replica velocizza la gestione dei documenti da ambienti geograficamente remoti
Sicurezza
- Controllo della visibilità dei dati; è possibile nascondere i documenti sensibili mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione
- Semplici impostazioni e permessi personalizzabili riducono il rischio dell’errore umano
- Compatibile con Active Directory
- Il sistema di gestione documentale pianifica automaticamente il backup di tutti i dati
Collaborazione e WorkFlow
- Notifiche via e-mail dei nuovi documenti modificati
- Semplici attività per collaborazione ad hoc
- Funzionalità base o avanzate per WorkFlow di processi normali
Strutture dati personalizzabili
- M-Files fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei meta dati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati
- Relazioni tra documenti, utilizzo di raccolte e modelli
- Oltre ai documenti M-Files può gestire qualunque tipo di struttura dati
Installazione ed implementazione semplice
- Installazione semplicissima, ideale per implementare un sistema di gestione documentale senza costi eccessivi
- Trascinamento dei file esistenti su M-Files
- Non richiede personale IT dedicato
- Servizio di consulenza professionale accurato
Connessione a sistemi di terze parti
- E’ possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni, come CRM software gestionali ecc.
- Importazione e collegamenti a file esistenti nelle condivisioni di rete
- Caricamento dei documenti cartacei da qualunque scanner e dispositivo multifunzione
- Importazione messaggi e-mail direttamente dal server di posta
- Utilizzo delle librerie M-Files per requisiti di integrazioni particolari
Integrazione con altre applicazioni Windows e supporto per tutti i formati di file
- M-Files si integra con tutte le applicazioni Windows, incluse le applicazioni Office, CAD, gestionali di magazzini e produzione ecc, permettendo agli utenti di accedere agli archivi con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, ecc
- M-Files supporta inoltre tutti i formati di file, come i documenti di Word, i fogli di calcolo di Excel, i file PDF, i modelli CAD, le immagini, ecc
